Azubis und duale Studenten bloggen

Unsere Azubis und dualen Studenten geben Einblicke in ihren Alltag und was man sonst noch bei der BERA erlebt.


Ein Kommentar

In der Welt der Buchhaltung

Weiß und Schwarz sieht es aus. Ein wenig Farbe hier, ein wenig Farbe dort. Zahlen und Buchstaben dominieren das Bild. Kleine und große Beträge schauen immer wieder aus ihren Verstecken hervor. Komische Namen und bekannte Worte laufen einem über den Weg.

Ein ruhiges Gemüt und Feinfühligkeit sind von Vorteil, wenn man hier umherwandert. Spaß mit Zahlen und ein gewisses Fingerspitzengefühlt für die Programme sind gefragt. Dann erwartet einen mehr als ein Bild – es wird ein abenteuerlicher Ausflug in die Buchhaltung.

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Die Buchhaltung

Wie letzte Woche in meinem Beitrag „Buchen, Rechnen, Übertragen“ schon angesprochen, bin ich wieder in der Buchhaltung gelandet. Dieses Mal aber leider nur für zwei Wochen. Ich hatte Euch auch versprochen, dass ich ein wenig über meine Aufgaben hier berichte. Nun denn, lasset das Abenteuer beginnen. Hier ein paar meiner Aufgaben.

Rechnungen

Hier hat sich zum letzten Jahr kaum etwas verändert. Rechnungen, die gibt es immer – auch als Personaldienstleister. Egal ob wir es sind, die Rechnungen schreiben, oder wir eingehende Rechnungen bearbeiten. Alles muss natürlich Regelkonform sein. Hier ist genaues eintragen, informieren, bearbeiten und ausführen von Nöten. Eingehende Rechnungen zum Beispiel müssen gescannt und die Daten in unserem Buchhaltungsprogramm eingetragen werden. Dabei muss natürlich beachtet werden, von wem die Rechnung kommt, welche Niederlassung die Rechnung verursacht hat und vieles mehr. Und bloß nicht vergessen einzutragen, bis wann der Betrag überwiesen sein muss. 😉

Unterstützung beim Lohn

In der Buchhaltung spielt der Lohn eine ziemlich große Rolle. Damit jeder unserer Mitarbeiter pünktlich und zuverlässig seinen Lohn erhält, ist die Zusammenarbeit der Buchhaltung, des Abrechnungsteams und der Niederlassungen notwendig. Und hier werden dann die Daten zusammengetragen, das Gehalt berechnet und überwiesen. Mit den Krankenkassen gesprochen, mit Mitarbeitern telefoniert, Probleme gelöst und nicht zu allerletzt, viel in die jeweiligen Programme eingetragen. Eine ganz schöne Herkulesaufgabe.

Bestellungen

Die Bestellungen, eine ebenfalls monatliche Tätigkeit der Buchhaltung. Das Prinzip dabei ist recht einfach. Die Niederlassungen senden uns eine Liste mit Gegenständen zu, die sie benötigen. Dabei kann es in verschiedene Richtungen gehen. Zum Beispiel von A wie Arbeitskleidung über B wie Büromaterial bis Z wie unsere Zuse-Bücher. Wir sammeln somit die Listen und bestellen sie bei unseren Lieferanten.

Und damit last but not least …

…, der Monatsabschluss

Diese Woche hatte ich das Glück, beim Monatsabschluss zu unterstützen. Das bedeutet für mich: Kennzahlen heraussuchen, übertragen und gegebenenfalls berechnen. Zum Glück haben wir gute Programme, die uns das Ganze erleichtern, aber manchmal kommen wir nicht umher, die Daten von einem zu einem anderen Programm zu übertragen.

Den Monatsabschluss fand ich die spannendste Aufgabe in der Buchhaltung. Denn der BAB, der Betriebsabrechnungsbogen ist das Ergebnis von den ganzen zu vorigen Aufgaben. Z.B. weiß ich nun, warum man den großen organisatorischen Aufwand bei den Rechnungen hat. Ich verstehe nun warum man so genau und feinfühlig arbeiten muss. Einmal eine andere Zahl eingetippt und aus der Niederlassung Hohenlohe wird Rotenburg und aus Erstattung der Reisekosten wird Werbungskosten. Und das macht doch einen recht großen Unterschied.

Fazit

Ich habe meine Zeit hier in der Buchhaltung sehr genossen. Auch wenn mein Traumberuf noch immer nicht der Buchhalterin entspricht, habe ich viel gelernt und kann mein Wissen auch in anderen Bereichen weiterverwenden. Und wenn ich einmal eine Rechnung verursache, weiß ich immerhin, welche Informationen die Buchhaltung von mir benötigt. Aber jetzt wieder zurück zum operativen Geschäft: Wie war das nochmal  mit den Abschreibungen, Vorschüssen oder Stundenerfassung …?

 

 

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2 Kommentare

Vorhang auf für die etwas andere Theorie…

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Bild: wikipedia.de; Globe Theatre

Guten Tag und damit herzlich willkommen in der Buchhaltung. Bitte begrüßen Sie mit mir unsere Protagonisten Pia K., Regina N., Tanja S. und natürlich: mich. Das folgende Theaterstück wird noch etwa drei Wochen andauern.

Zur Handlung: In unserer Geschichte findet eine junge duale Studentin nach langer Zeit den Weg in die Buchhaltung, genauer: in die Finanzbuchhaltung. Vorhang auf für das Drama in drei Akten 😉

1. Szene:

Kerstin betritt die Bühne. Die Uhr auf ihrem mobilen Endgerät zeigt 7:55 Uhr. Der Vorhang öffnet sich, sie tritt ins Zimmer. Zu sehen sind drei Frauen, die jeweils an verschiedenen Tischen vor ihren Computern sitzen. Das Zimmer ist weiß und hell wegen der ausladenden Fensterfront mit Blick auf den Amateur-Bauernhof mitten in der Stadt. Requisiten: einige Schränke und Bilder.

Die schon anwesenden Personen drehen sich zur Tür. Sie begrüßen die neu Angekommene. Es herrscht eine angenehme, unaufgeregte Atmosphäre. Ein Platz zwischen den Buchhalterinnen ist noch frei. Die Studentin setzt sich. Ein „Schön, zwei Bildschirme“, kam aus ihrem Mund, „könnte ich auch an meinem Arbeitsplatz gebrauchen“. „Du wirst schon sehen, warum das hier so wichtig ist“, folgt die Erwiderung vom Platz gegenüber. Kerstin fährt den Computer hoch und checkt ihre E-Mails. Über das Wochenende war erwartungsgemäß wenig los. Minuten später meldet sie ihrem neuen Umfeld: „Bin bereit“. Die ersten Aufgaben warten schon auf den Neuankömmling…

Blog_Bildschirme_01

Zur Hintergrundinformation. Die Buchhaltung ist das Zimmer, in dem das Geld fließt. Rechnungen werden beglichen und gebucht, Soll- und Ist-Zahlen ausgewertet, Ausgaben geplant und Investitionen ins Auge gefasst. Es ist der Dreh- und Angelpunkt des Unternehmens. Direkt nach dem Geschäftsführer-Büro. 😉

2. Szene:

Neues Bühnenbild. Unsere Protagonistin Kerstin steht in einem anderen Raum. Dieser Raum enthält eine Kaffeemaschine, Schränke und den Drucker/Scanner, vor dem die Studentin nun steht. Sie scannt Blätter. Eine weitere Kollegin betritt den Raum: „Oh, wurdest Du gleich zum Scannen geschickt?“ „Ja, eine wirklich sehr anspruchsvolle Aufgabe.“ „Ja, bestimmt. Aber nicht die Schlechteste an einem Montagmorgen.“ „Da hast du Recht. Und mein Lauftraining für den Stimmelauf habe ich somit auch schon für heute absolviert.“ „Wie oft bist du denn schon hin und her gelaufen?“ „Heute schon achtmal.“ „Na mal sehen, ob du die 101er-Marke von Tom noch übertriffst.“ „Bestimmt!“, antwortet Kerstin lachend.

3. Szene:

Kerstin ist an ihren Platz zurückgekehrt. Pia K. gibt ihr Anweisungen und deutet mit dem Finger auf den Bildschirm. Vor ihnen liegen die Rechnungen, die gerade noch eingescannt wurden. Auf dem linken Bildschirm ein Programm, auf dem rechten die eingescannten Rechnungen. „Dafür also die zwei Bildschirme“, erinnert sich Kerstin. Nun sieht man Kerstin Notizen machen, Daten in das Programm eintragen und Fragen stellen. Die Überschrift auf ihrem Notizblock zeigt: „Rechnungen buchen“. „Puh, ganz schön anstrengend und schon gar nicht wie in der Theorie“, ruft Kerstin aus.

„Das stimmt. An den Buchungssatz: Soll an Haben kannst du dich aber erinnern, oder? Dieser ist auch, wie in der Theorie das Grundgerüst, an dem du dich orientieren kannst.“ „Ja, das bekomme ich noch hin“, so Kerstin. „Na, dann kann ja nichts schiefgehen“ – meint sie. Und so versucht sie es selbstständig. Es funktioniert, bis wenig später das Programm einen Fehler anzeigt. „Error“. „Pia, kannst du mir kurz helfen?“. Auf Kerstins Bitte gesellt sich Pia zu ihr: „ Nun das habe ich auch noch nie gesehen.“ Was so ein Kontentausch bewirken kann … so viel zum Thema: Es kann nichts schiefgehen … 😉

Zur Hintergrundinformation: Ich befinde mich, wie ihr bestimmt wisst, bereits im 4. Semester. Wahnsinn, wie die Zeit vergeht! Aber darum soll es jetzt nicht gehen. In den letzten zwei Jahren hatte ich in der Hochschule Fächer wie Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung. Abgesehen davon, dass diese so gar nicht meinen Lieblingsfächern entsprachen, quälte ich mich durch und wurde sogar mit recht guten Noten belohnt. 😉 Aufgrund der Azubi-Einteilung war es leider nicht möglich, mich schon während den ersten drei Semester in der Buchhaltung einzusetzen. Schade, aber so sitze ich nun eben hier und versuche mich an das zu erinnern, was ich einst gelernt habe. 😉

Aber die Praxis unterscheidet sich dann doch etwas von der Theorie. Zum einen arbeitet man in der Hochschule lediglich mit einem Kontenplan, hier in der Buchhaltung mit einem Buchhaltungsprogramm. Und dieses kennenzulernen, bedarf einiges an Zeit. Zumindest am Anfang war ich damit am meisten überfordert. So gibt es z. B Lebensmittel und Getränke. Dabei unterschieden sich die Getränke noch in Wein und Sekt, Spirituosen und nicht alkoholische Getränke. Natürlich ist die Milch auch wieder etwas ganz anderes. Ich kam mir vor, als wäre ich in einem Zimmer mit tausenden Paketen und ich müsste ein richtiges finden. Hätte ich nicht den einen oder anderen Tipp meiner Kolleginnen erhalten, wäre ich wohl aus diesem Zimmer nie herausgekommen (und wäre traumatisiert wahrscheinlich in Jahren dort gefunden worden). Fast wie ein Fass ohne Boden. Aber mit der Zeit findet man sich schon besser zurecht. Man findet heraus, dass die Konten, die mit Essen und Trinken zu tun haben in der rechten Ecke stehen, die Werbemittel und Co. in der linken und so weiter. 😉 Ordnung, ist alles – sagen ja viele. Ich behaupte immer, die Ordnung muss erst einmal verstanden werden und genau daran arbeite ich gerade.

Puh, ganz schön schwierig, so ein Theaterstück zu schreiben! Ich werde wohl nicht, ab nächster Woche die letzten zwei Akte schreiben, sondern eher wieder auf meinen „Blogstil“ zurückgreifen. 😉 Ist dann doch um einiges angenehmer. 😉 Die Woche ging dann übrigens noch sehr schnell vorüber. Zwischen dem Buchen der Rechnungen wurde mir mal wieder bewusst, dass das für den Anfang gar nicht so ohne ist. Aber langsam gewöhne ich mich an die Abläufe und die Rechnungen, egal ob im Soll oder Haben – das bekomme ich so langsam hin. Aber ob ich jemals mit dem Bücherhalten warm werde? 😉