Azubis und duale Studenten bloggen

Unsere Azubis und dualen Studenten geben Einblicke in ihren Alltag und was man sonst noch bei der BERA erlebt.


Ein Kommentar

Eine gute Planung ist das halbe Event

Hallo liebe Leserinnen und Leser,

wie ihr vielleicht schon aus vorherigen Blogbeiträgen wisst, bin ich Angela Di Pinto und absolviere bei der BERA mein duales Studium im Bereich BWL-Dienstleistungsmanagement mit Vertiefung Personal und Bildungsmanagement.

Zurzeit befinde ich mich nach einer sehr stressigen Theoriephase und einem sehr erholsamen Urlaub wieder in der Praxisphase, die ich in der Hauptverwaltung in Schwäbisch Hall absolviere. 🙂

Nachdem ich alle Prüfungen erfolgreich überstanden habe, durfte ich auch dieses Mal wieder ein tolles Projekt eigenverantwortlich – mit toller Unterstützung aus der Marketingabteilung – angehen: Die Kolleginnen und Kollegen in unserer Niederlassung in Schwäbisch Hall hatten sich im Juli vorgenommen, einen Bewerbertag zu veranstalten. Dieser sollte dazu dienen, qualifizierte Bewerber für uns – also die BERA – zu gewinnen und bestehende Mitarbeiter mit nützlichen Tipps und Tricks von den Personalprofis zu unterstützen.

Meine Aufgabe dabei? Die Niederlassung bei der gesamten Planung dieses Tages zu unterstützen!

Das hört sich für den ein oder anderen jetzt vielleicht nach nicht gerade viel Arbeit an – und ich muss zugeben, das dachte ich am Anfang auch. 🙂 Aber hinter solchen Events steckt – wie ich am eigenen Leib erfahren durfte – viel mehr Vorausplanen und Organisieren, als ich mir je hätte denken können.

DiPinto_Bewerbertag

Zunächst geht es erst einmal darum, ein grobes Konzept auf die Beine zu stellen. Dabei wird im Vorfeld vor allem beschlossen, worauf ein solches Event abzielt, was wir damit erreichen wollen und auch, was die Hauptmessage an diesem Tag sein soll.

Nachdem wir uns recht schnell auf das Motto „Entspannt zum neuen Job“ geeinigt hatten, ging es auch schon an die Planung der Ausstattung. Dazu gehört auch die Planung von solch selbstverständlichen Dingen wie die Anzahl der Tische, Stühle, Räume usw. Und natürlich darf dabei auch die Deko nicht vergessen werden! Welche Banner stellt man auf, wo stellt man sie auf, welche Werbemittel sollen verwendet werden, welche Dekoration passt am besten zu unserem Motto? Das alles sind Fragen, die man im Vorfeld klären muss.

Nachdem wir also alle Themen rund um die Dekoration und die Ausstattung abgehakt hatten, ging es natürlich vorrangig darum, ein Programm für den Bewerbertag auf die Beine zu stellen. Dazu stand ich in engem Austausch mit den Kollegen und Kolleginnen aus der Niederlassung, die immer ein offenes Ohr und tolle Anregungen für mich hatten.

DiPinto_Bewerbertag3

Als das Programm dann endgültig stand, war es natürlich an der Zeit, dieses auch entsprechend zu bewerben. Dazu hat die Marketingabteilung in Absprache mit den Kolleginnen und Kollegen aus der Niederlassung tolle Plakate und Flyer erstellt, die es entsprechend zu verteilen gab. Auch hierbei stellten sich einige Fragen: Wo sollen die Flyer und Plakate verteilt werden, wer verteilt sie, wer soll wie zum Bewerbertag eingeladen werden und wer übernimmt diese Aufgabe?

Ganz schön viele Fragen, nicht wahr…? 🙂 Zum Glück haben uns auch alle anderen Kollegen aus der Hauptverwaltung tatkräftig unterstützt und sämtliche Flyer und Plakate wo es nur möglich war, verteilt.

Als der Bewerbertag selbst dann endlich anstand, wusste aufgrund der guten Vorbereitung und Planung jeder vor Ort genau, was seine Aufgaben waren und was es alles zu erledigen gab. Auch der Aufbau lief reibungslos und die Kolleginnen und Kollegen verzeichnen das Event als vollen Erfolg! 🙂

DiPinto_Bewerbertag2

Ihr seht also, so eine „kleine“ Veranstaltung zu planen, ist längst nicht so einfach, wie man sich das vorstellt, und es gibt unheimlich viele Dinge zu beachten, an die ich vorher selbst niemals gedacht hätte! 🙂

Dennoch hatte ich großen Spaß an dieser Aufgabe und freue mich sehr, dass ich diese große Verantwortung übernehmen durfte.

Ich bin schon gespannt, was ich euch in meinem nächsten Blogbeitrag berichten kann. Wie ihr seht, wird es mir bei der BERA so schnell nicht langweilig. 🙂

Genießt bis dahin noch das tolle Wetter!

Bis bald,

eure Angela Di Pinto

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Tue Gutes und sprich darüber – Unsere Abschlusspräsentation

Ist Euch schon mal aufgefallen, dass Projekte – egal wie viel Energie und Hirnschmalz man im Vorfeld reingesteckt hat – gegen Ende immer ein bisschen stressig werden? Wir haben das am eigenen Leib erfahren. Unter dem Motto „Tue Gutes und sprich darüber“ wollten wir ganz einfach und locker der Werkstatt für Behinderte (WfB) in Nürnberg unsere Ideen präsentieren. Doch dann wurde alles doch noch recht abenteuerlich …

Unsere Vorbereitungen liefen schon seit Wochen und die Präsentation war in den letzten Zügen als wir (die Präsentatoren) uns am Vortrag des Auftritts, den 24.9, zur Generalprobe trafen. Wir hatten alles perfekt geplant.

Doch zweitens kommt es anders und erstens als man denkt …

Zumindest bis wir feststellten, dass eine unserer Präsentatoren nicht da war. Ein Telefonat brachte uns Klarheit, dass sie auch am nächsten Tag nicht da sein würde – sie lag im Bett, weil sie sich einen hässlichen Erreger eingefangen hatte. Und so verteilten wir die Kuchenstücke der Präsentation auf die verbliebenen vier und erarbeiteten auf die Schnelle noch die Fragen, mit denen unser Moderator uns vier durch die Präsentation führen würde.

Nachtschicht und frühe Abfahrt – wo das hinführt, könnt Ihr Euch sicher denken. Nach fünf Stunden Bettruhe meinerseits trafen wir uns erwartungsfroh um 7.15 Uhr an der Hochschule. Was wir nicht erwartet hatten: Mehrere Dozenten und Vertreter der Hochschule, darunter sogar  Frau Prof. Dr. Graf, unsere Prorektorin, bestiegen mit uns den Bus. An Müdigkeit war nicht mehr zu denken, das Stressniveau erreichte eine erste Spitze. 🙂

Und dann die zweite Stressspitze: Obwohl wir die Abfahrt im Vorfeld immer wieder nach vorne geschoben hatten, wartete in Nürnberg ein handfester Stau auf uns. Großartig – noch 30 Minuten bis zum Vortrag und nichts geht mehr (zumindest gefühlt). Zum Glück täuschten wir uns: Uns blieben noch knapp Minuten für den Aufbau von Laptop und Beamer und die Organisation in unseren Köpfen ;).  Und da standen wir nun im „Hochhaus“ der WfB. Rechts sind Bäume, links sind Bäume und dazwischen … wir halt und einige Stühle für die Zuhörer 😉

Wir waren bereit, wir waren heiß, wir waren … nervös. Doch wir konnten nicht starten (Stressfaktor drei). Warum? Das Fernsehteam (Stressfaktor vier!) hatte sich in Nürnberg verfahren.

Doch endlich ging´s los – gefühlter Puls bei mir: 168 Schläge. Michael Volland, der Betriebsleiter und Auftraggeber, riss das Projekt kurz an, Herr Prof. Dr. Thomas Batz, unser Studiengangsleiter, begrüßte die Gäste in unserem Raum, erwähnte die gute Zusammenarbeit der WfB mit der Hochschule, also insbesondere mit unserem Kurs und endete mit der Aussage: „Wir haben alle Entwicklungen eines Projektes durchgemacht. Die Freudenschreie bis hin zu dem Moment, in dem jeder jeden in ein anderes Sonnensystem schicken wollte.“

Wir hatten vier Aspekte herausgearbeitet, die für die WfB wichtig sind: Öffentlichkeitsarbeit, Sponsoring, Bildung und Personal sowie Geschäftsideen. Flo, Sergej, Mareike und ich gingen für die Themen ins Rennen.

Die Spannung steigt …

Vor der Präsentation…

Ich für meinen Teil war ziemlich nervös –aber ich denke, das ist Euch schon klar geworden. Puls lag mittlerweile bei geschätzten 200 (vergleichbar mit der Zielgeraden des Firmenlaufs;-)). Thema: Optimierung des bestehenden Angebots und Ausbau des Portfolios der Gärtnerei der Stadt Nürnberg. Ich hatte ich mich mit dem Thema über Wochen hinweg beschäftigt. Aber nun galt´s: eine kurze und knackige Vorstellung unseres Konzepts – das war doch was anderes  …

Zum Glück hielt Flo, der zusätzlich noch als unser Moderator agierte, sich an die abgesprochenen Fragen. Blumenkästen, Pflanzenhotel, Pflanzenvermietung – ich hatte den Eindruck, ich hätte eine grüne Zunge 😉 und konnte alle Fragen vom Moderator souverän beantworten. Als Mareike  und Sergej ihre Fragen ebenso nach Hause gebracht hatten, waren wir alle sichtlich erleichtert. 😉 Und damit legte sich auch die Aufregung – mir gelang eine ruhige Präsentation. Zumindest stimmlich, alles sonst zitterte noch alles.

Dabei kamen mir aber auch meine Erfahrungen am Tag der offenen Tür in Mosbach und bei unserem Probevortrag an der Hochschule zu Gute. Ich habe die Hoffnung, in Zukunft vielleicht irgendwann ganz frei von nervösen Zuckungen in den Beinen zu werden ;-).

Der Lohn  der Mühe

Wir hatten´s geschafft! Und als es dann noch ein positives Resümee vom Geschäftsführer der WfB, Christian Schadinger, gab, war ich sehr zufrieden – und wurde plötzlich ganz schnell müde.

Nach dem Vortrag konnten wir anschließend das große Buffet genießen und sprachen noch über den ein oder anderen Punkt mit den anwesenden Vertretern der Werkstatt für Behinderte.

Weil viele unserer Begleitpersonen die Werkstatt noch nicht kannten, machte Michael Volland nochmals eine Führung und zeigte „seine“ Gärtnerei. Ich habe mir nochmal alles eingeprägt und wer weiß, wenn ich in ein paar Jahren wieder vorbeisehe, kann ich vielleicht schon Veränderungen sehen. Vielleicht wird unser „Erlebnispfad für eine bessere Präsentation der der Produkte und Orientierung der Interessenten Realität oder unser Pflanzenhotel, in dem Palmenbesitzer ihre Gewächse in der kalten Jahreszeit unterstellen können oder … Wir werden sehen.

Für uns hieß es anschließend: erst einmal Abschied nehmen, aber wie unser Auftraggeber so schön sagte: „Vielleicht sehen wir uns in ein paar Jahren, so groß ist die Welt ja nicht.“ Und jetzt hoffen wir, dass zukünftig viele andere über die WfB und ihre Leistungen sprechen werden. Denn in Social Media Zeiten kommt es weniger auf das an, was man selbst erzählt, als mehr auf das, was andere über einen erzählen. Meinen Beitrag habe ich zumindest hiermit schon gemacht. 😉