Azubis und duale Studenten bloggen


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IT trifft Buchhaltung – zwei Welten oder doch ganz ähnlich?

Hallo liebe Leserinnen und Leser,

mein Name ist Rodrigo Schneider und ich mache derzeit meine Ausbildung zum Informatikkaufmann bei der BERA GmbH in Schwäbisch Hall. Aktuell befinde ich mich im dritten Ausbildungsjahr und damit auf der Zielgeraden meiner Ausbildung.

IT trifft Buchhaltung- zwei Welten oder doch ganz ähnlich

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Um meinen Horizont zu erweitern und weitere Geschäftsbereiche der BERA kennenzulernen, spielen Hospitationen eine sehr große Rolle. Die Hospitationen in den unterschiedlichen Geschäftsbereichen sollen den Auszubildenden und dualen Studenten einen umfangreichen Einblick in die einzelnen Tätigkeitsbereiche ermöglichen. Denn nur wer die Beziehungen und Kommunikationswege kennt, kann das Ganze verstehen. Während meiner Ausbildung durfte ich bereits die Tätigkeiten einer Niederlassung, die zentralisierten Aufgaben der Abrechnung und die Funktionen der Buchhaltung kennenlernen.

Meine letzte Hospitation durfte ich in der Buchhaltung absolvieren. Die Buchhaltung ist Teil der kaufmännischen Abteilung innerhalb der Hauptverwaltung in Schwäbisch Hall und gliedert sich in die Teilbereiche Lohn-, Finanzbuchhaltung und Controlling.

Die Finanzbuchhaltung erfasst sämtliche Aufwendungen und Erträge, die im Unternehmen anfallen bzw. erwirtschaftet werden. Grundlage hierfür sind die von den Niederlassungen eingereichten Belege und Informationen sowie die in unserer Hauptsoftware erzeugten Rechnungen und Stornos. Die anschließenden Verbuchungen erfolgen mit unserer Buchhaltungssoftware.

Die lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Verwaltung sowie das Fertigstellen der Lohnabrechnung erfolgt durch die Lohnbuchhaltung auf der Grundlage der Informationen, die von unserer zentralisierten Abrechnung bereitgestellt werden.

Im Controlling zentralisieren sich alle Informationen und Daten der Buchhaltung sowie der Niederlassungen. Dabei werden die erreichten Ergebnisse ausgewertet und mit den gesteckten Zielen oder festgesetzten Kennzahlen verglichen. Diese bilden die Basis für neue Ziele oder Kennzahlen.

Während meiner Hospitation durfte ich die einzelnen Teilbereiche, Aufgaben und Funktionen der Buchhaltung kennenlernen. Für einen informationstechnischen Auszubildenden war es ebenfalls sehr hilfreich, das Zusammenspiel zwischen unserer Hauptsoftware und der Buchhaltungssoftware besser zu verstehen. In meiner Zeit in der Buchhaltung durfte ich den Kolleginnen und Kollegen über die Schulter schauen, eigene Aufgaben erledigen und all meine Fragen loswerden. Es war sehr interessant zu sehen, wie Monatsabschlüsse entstehen, Lohnabrechnungen erstellt und Rechnungen verbucht werden. Spannend war es ebenfalls, Zahlungsverkehre und Buchungen zu untersuchen und gegebenenfalls Unklarheiten zu entdecken.

Für mich persönlich war die Hospitation in der Buchhaltung sehr spannend und vor allem wissenswert. Auffällig war das periodengerechte Arbeiten in der Buchhaltung. Aus meinem informationstechnischen Hintergrund bin ich eine projektorientierte Arbeitsweise gewohnt.

Dank der Hospitation konnte ich ebenfalls mein schulisches Wissen zum Thema Rechnungswesen weiterhin vertiefen und an praktischen Beispielen nachvollziehen.

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Durch mein informationstechnisches Know-How in unserer Hauptsoftware und dem dazu gewonnenen Wissen der Prozesse in der Buchhaltung und der Buchhaltungssoftware, sind nun neue spannende Projekte entstanden. Diese Projekte sollen Arbeitsprozesse beschleunigen, digitalisieren und Fehler ausschließen. Im Grunde ist es eine Win-Win-Situation. Ich persönlich profitierte ungemein durch das buchhalterische Know-How der Kollegen und kann im Gegenzug mein spezialisiertes informationstechnisches Wissen einsetzen, um Prozesse weiterhin zu optimieren.

Das Ziel vor Augen

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Der Fokus richtet sich langsam aber sicher auf meine Abschlussarbeiten. Die praktische Ausbildung endet mit der Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer. Sie gliedert sich in zwei Teile, Prüfteil A ist bestimmt durch eine Projektarbeit, welche im Rahmen eines betrieblichen Abschlussprojekts durchgeführt wird. Die Projektarbeit besteht aus einer Dokumentation, mündlichen Präsentation und dem abschließenden Fachgespräch vor einem Prüfungsausschuss. Prüfteil B ist bestimmt durch die schriftliche Abschlussprüfung, dabei werden Aufgaben mit den bisher erlernten Kern- und Fachqualifikationen gelöst.

Die schulische Ausbildung endet mit den Abschlussprüfungen in meiner Berufsschule. Die Prüfungen umfassen die Einzelbereiche Deutsch, Gemeinschaftskunde und allgemeine Wirtschaftskunde.

Aktuell bin auf der Suche nach einem passenden Thema für meine Projektarbeit. 2017 erwarten mich spannende Projekte, welche sich sicherlich für meine Projektarbeit eignen. Durch eine erfolgreiche und zielorientierte Vorbereitung werde ich auch diese Hürde erfolgreich meistern und kann mich anschließend Informatikkaufmann nennen.

Liebe Grüße

Rodrigo Schneider


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In der Welt der Buchhaltung

Weiß und Schwarz sieht es aus. Ein wenig Farbe hier, ein wenig Farbe dort. Zahlen und Buchstaben dominieren das Bild. Kleine und große Beträge schauen immer wieder aus ihren Verstecken hervor. Komische Namen und bekannte Worte laufen einem über den Weg.

Ein ruhiges Gemüt und Feinfühligkeit sind von Vorteil, wenn man hier umherwandert. Spaß mit Zahlen und ein gewisses Fingerspitzengefühlt für die Programme sind gefragt. Dann erwartet einen mehr als ein Bild – es wird ein abenteuerlicher Ausflug in die Buchhaltung.

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Die Buchhaltung

Wie letzte Woche in meinem Beitrag „Buchen, Rechnen, Übertragen“ schon angesprochen, bin ich wieder in der Buchhaltung gelandet. Dieses Mal aber leider nur für zwei Wochen. Ich hatte Euch auch versprochen, dass ich ein wenig über meine Aufgaben hier berichte. Nun denn, lasset das Abenteuer beginnen. Hier ein paar meiner Aufgaben.

Rechnungen

Hier hat sich zum letzten Jahr kaum etwas verändert. Rechnungen, die gibt es immer – auch als Personaldienstleister. Egal ob wir es sind, die Rechnungen schreiben, oder wir eingehende Rechnungen bearbeiten. Alles muss natürlich Regelkonform sein. Hier ist genaues eintragen, informieren, bearbeiten und ausführen von Nöten. Eingehende Rechnungen zum Beispiel müssen gescannt und die Daten in unserem Buchhaltungsprogramm eingetragen werden. Dabei muss natürlich beachtet werden, von wem die Rechnung kommt, welche Niederlassung die Rechnung verursacht hat und vieles mehr. Und bloß nicht vergessen einzutragen, bis wann der Betrag überwiesen sein muss. 😉

Unterstützung beim Lohn

In der Buchhaltung spielt der Lohn eine ziemlich große Rolle. Damit jeder unserer Mitarbeiter pünktlich und zuverlässig seinen Lohn erhält, ist die Zusammenarbeit der Buchhaltung, des Abrechnungsteams und der Niederlassungen notwendig. Und hier werden dann die Daten zusammengetragen, das Gehalt berechnet und überwiesen. Mit den Krankenkassen gesprochen, mit Mitarbeitern telefoniert, Probleme gelöst und nicht zu allerletzt, viel in die jeweiligen Programme eingetragen. Eine ganz schöne Herkulesaufgabe.

Bestellungen

Die Bestellungen, eine ebenfalls monatliche Tätigkeit der Buchhaltung. Das Prinzip dabei ist recht einfach. Die Niederlassungen senden uns eine Liste mit Gegenständen zu, die sie benötigen. Dabei kann es in verschiedene Richtungen gehen. Zum Beispiel von A wie Arbeitskleidung über B wie Büromaterial bis Z wie unsere Zuse-Bücher. Wir sammeln somit die Listen und bestellen sie bei unseren Lieferanten.

Und damit last but not least …

…, der Monatsabschluss

Diese Woche hatte ich das Glück, beim Monatsabschluss zu unterstützen. Das bedeutet für mich: Kennzahlen heraussuchen, übertragen und gegebenenfalls berechnen. Zum Glück haben wir gute Programme, die uns das Ganze erleichtern, aber manchmal kommen wir nicht umher, die Daten von einem zu einem anderen Programm zu übertragen.

Den Monatsabschluss fand ich die spannendste Aufgabe in der Buchhaltung. Denn der BAB, der Betriebsabrechnungsbogen ist das Ergebnis von den ganzen zu vorigen Aufgaben. Z.B. weiß ich nun, warum man den großen organisatorischen Aufwand bei den Rechnungen hat. Ich verstehe nun warum man so genau und feinfühlig arbeiten muss. Einmal eine andere Zahl eingetippt und aus der Niederlassung Hohenlohe wird Rotenburg und aus Erstattung der Reisekosten wird Werbungskosten. Und das macht doch einen recht großen Unterschied.

Fazit

Ich habe meine Zeit hier in der Buchhaltung sehr genossen. Auch wenn mein Traumberuf noch immer nicht der Buchhalterin entspricht, habe ich viel gelernt und kann mein Wissen auch in anderen Bereichen weiterverwenden. Und wenn ich einmal eine Rechnung verursache, weiß ich immerhin, welche Informationen die Buchhaltung von mir benötigt. Aber jetzt wieder zurück zum operativen Geschäft: Wie war das nochmal  mit den Abschreibungen, Vorschüssen oder Stundenerfassung …?

 

 


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Buchen, Rechnen, Übertragen

Unter dem Motto „Buchen, Rechnen und Übertragen“ startete bei mir am Montag das zweiwöchige Seminar: Buchhaltung Teil 2.

 Inhalte:

  • Buchen, prüfen und schreiben von Rechnungen
  • Mitarbeiter anlegen
  • Arbeiten mit den passenden Lohn- und Finanzbuchhaltungs-Programmen
  • Unterstützende Tätigkeit bei der Lohnabrechnung
  • Bearbeitung von Pfändungen
  • Aushelfen bei der Fuhrparkverwaltung496880_web_R_K_by_Kai Niemeyer_pixelio.de

Bild:  Kai Niemeyer  / pixelio.de

The „Seminar“

Aber nein, ich bin noch nicht wieder in der Uni gelandet. Bei dem Seminar handelt es sich lediglich um meinen Praxiseinsatz in der Buchhaltung. Letztes Jahr hatte ich ja bereits von meinem ersten Einsatz in der Buchhaltung erzählt, aktuell befinde ich mich im zweiten Einsatz. Die Unterteilung folgt daher, dass die Auszubildenden und Studenten einmal in der Finanz- und das andere Mal in der Lohnbuchhaltung eingesetzt werden. Darüber habe ich ja bereits in den Beiträgen: „Vorhang auf für die etwas andere Theorie…“ Beziehung in Schieflage…“ und Jacqueline Kögel in ihrem Beitrag: „Mein Ausflug in die Welt der Zahlen“  berichtet.

Die Einsätze in der Buchhaltung ergänzen unseren internen Ausbildungsplan, in dem festgeschrieben wurde, dass alle Azubis jeden Bereich des Unternehmens kennenlernen. Egal ob Personalberatung, Buchhaltung, Marketing oder Arbeitnehmerüberlassung. Aber warum denn eigentlich?

The reason why

Solche Einsätze in anderen Abteilungen finde ich super. Sie bieten die Chance, auch mal andere Sachen kennenzulernen und Abläufe besser zu verstehen. Da ich im Marketing derzeit das Anmeldemanagement übernommen habe, kann ich jetzt in meinem Einsatz die entsprechenden Rechnungen für die Anmeldungen schreiben. Wenn das Geld dann ankommt, kann ich es wieder in meine Liste eintragen. Das Ergebnis ist also nicht nur ein Rundumblick, sondern man lernt die Kollegen, mit denen man sonst fast ausschließlich am Telefon kommuniziert, kennen, sammelt Erfahrungen und die anschließende Zusammenarbeit klappt besser. So weiß ich z.B. welche Daten für die Rechnungen wichtig sind, worauf ich sonst noch achten sollte und die anschließende Kommunikation klappt besser, wenn man schon einmal in persönlichem Kontakt zu der Person stand.

And the winner is …

Aber so ein Ausflug in eine andere Abteilung können nicht nur Auszubildende bei der BERA absolvieren. Vor wenigen Wochen war z.B Jürgen Pucher aus der IT in der Niederlassung Crailsheim. Sein Ziel war die bessere Anpassung der Programme an die Bedürfnisse der Niederlassungen und die Prozessoptimierung. Er hat somit Probleme live miterlebt und Verbesserungswünsche angenommen.

Seitdem hat sich auch schon einiges geändert in den Programmen. Und es scheint fast so, als würde die Niederlassung öfter anrufen, um weitere Änderungen zu beantragen. Die Hemmungen vor dem Telefonat sind gefallen.

Natürlich hat er auch der Niederlassung geholfen und war bei Bewerbungsgesprächen, Arbeitsverträgen, Vorstellungsgesprächen dabei, um ein Gefühl dafür zu bekommen, was die Kollegen leisten.

The End

Und damit war’s das dann auch mal wieder für heute. Es gibt hier noch einiges zu tun. Was genau? Das schreibe ich euch nächste Woche 😉


3 Kommentare

Beziehung in Schieflage…

Liebes Finanz- und Lohnbuchhaltungsprogramm,

nach zwei ausgesprochen innigen Wochen Beziehung mit Dir, die auch von Höhen und Tiefen geprägt waren, möchte ich Dir ein paar Vorschläge für unsere zukünftige gemeinsame Zeit unterbreiten.

Eine gute Beziehung, lebt vom Engagement beider Seiten. Es ist ein gegenseitiges Nehmen und Geben. Doch mit dir, liebes System, ist das leider unmöglich. Ich leide an dem Gefühl der Schieflage, Ich, gebe Dir alles. Meine ganze Kraft, meine ungeteilte Aufmerksamkeit und meine unerschütterliche Hoffnung. Und was gibst du mir? Das Gefühl der vollständigen Verwirrtheit, Hoffnungslosigkeit und Ungeliebtheit. Mein ganzes Bestreben, mich nicht vor meinen Kolleginnen lächerlich zu machen oder mich nicht allzu schlimm anzustellen, vernichtest du mit wenigen Zahlen.
Nein, es reicht nicht, dass du mir keine Hilfestellungen gibst, nein, du schaffst es noch, mir keine Doppelungen und falsche Nummerierungen anzuzeigen. Dass ganze Abschnitte, die wir in vermeintlicher Zusammenarbeit ausgefüllt haben, in den noch scheinbar harmonischen Zeiten unserer Zusammenarbeit, gelöscht werden müssen – das, werde ich dir nie verzeihen. Du hättest mich ruhig darauf hinweisen können, dass in die wichtigste Spalte fünf und keine vier Zahlen gehören. Aber nein, das war ja wieder zu viel verlangt. Zu viel Aufmerksamkeit Deinerseits.
So sind wir nun an einem Punkt angelangt, an dem ich nicht mehr weiter weiß. Nein, ich möchte nicht nur die folgenden Wochen mit dem Scanner fremdgehen oder mit allem anderen außer mit Dir arbeiten. Aber Du lässt mir kaum eine andere Wahl.
Ich würde mir wünschen, dass du dich stärker in unsere Beziehung einbringst. Ich weiß, es ist schwer, Monat für Monat neue Partner zu haben. Hatte ich Recht, zu Beginn unserer Beziehung Bedenken und Vorurteile zu äußern? Das tut mir Leid, aber ich war gewillt, das Beste aus uns beiden zu machen. Aber dazu gehören zwei. Lass uns die nächsten zwei Wochen in Harmonie miteinander verbringen.

Hoffnungsvoll,
Deine duale Studentin
Kerstin

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Bild: pixabay.com, Engel62
p.s.: In der Hochschule hatten wir zwar deine Funktion besprochen und über das, was du machst; aber auf dich – darauf wurde ich nicht vorbereitet. Nicht auf deine Dickköpfigkeit, deine Sturheit und deinen Egoismus. Schade eigentlich, sonst hätten wir vielleicht einen besseren Start gehabt.

 
Wie schön hätte es werden können …