IT trifft Buchhaltung – zwei Welten oder doch ganz ähnlich?

Hallo liebe Leserinnen und Leser,

mein Name ist Rodrigo Schneider und ich mache derzeit meine Ausbildung zum Informatikkaufmann bei der BERA GmbH in Schwäbisch Hall. Aktuell befinde ich mich im dritten Ausbildungsjahr und damit auf der Zielgeraden meiner Ausbildung.

Um meinen Horizont zu erweitern und weitere Geschäftsbereiche der BERA kennenzulernen, spielen Hospitationen eine sehr große Rolle. Die Hospitationen in den unterschiedlichen Geschäftsbereichen sollen den Auszubildenden und dualen Studenten einen umfangreichen Einblick in die einzelnen Tätigkeitsbereiche ermöglichen. Denn nur wer die Beziehungen und Kommunikationswege kennt, kann das Ganze verstehen. Während meiner Ausbildung durfte ich bereits die Tätigkeiten einer Niederlassung, die zentralisierten Aufgaben der Abrechnung und die Funktionen der Buchhaltung kennenlernen.

Meine letzte Hospitation durfte ich in der Buchhaltung absolvieren. Die Buchhaltung ist Teil der kaufmännischen Abteilung innerhalb der Hauptverwaltung in Schwäbisch Hall und gliedert sich in die Teilbereiche Lohn-, Finanzbuchhaltung und Controlling.

Die Finanzbuchhaltung erfasst sämtliche Aufwendungen und Erträge, die im Unternehmen anfallen bzw. erwirtschaftet werden. Grundlage hierfür sind die von den Niederlassungen eingereichten Belege und Informationen sowie die in unserer Hauptsoftware erzeugten Rechnungen und Stornos. Die anschließenden Verbuchungen erfolgen mit unserer Buchhaltungssoftware.

Die lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Verwaltung sowie das Fertigstellen der Lohnabrechnung erfolgt durch die Lohnbuchhaltung auf der Grundlage der Informationen, die von unserer zentralisierten Abrechnung bereitgestellt werden.

Im Controlling zentralisieren sich alle Informationen und Daten der Buchhaltung sowie der Niederlassungen. Dabei werden die erreichten Ergebnisse ausgewertet und mit den gesteckten Zielen oder festgesetzten Kennzahlen verglichen. Diese bilden die Basis für neue Ziele oder Kennzahlen.

Während meiner Hospitation durfte ich die einzelnen Teilbereiche, Aufgaben und Funktionen der Buchhaltung kennenlernen. Für einen informationstechnischen Auszubildenden war es ebenfalls sehr hilfreich, das Zusammenspiel zwischen unserer Hauptsoftware und der Buchhaltungssoftware besser zu verstehen. In meiner Zeit in der Buchhaltung durfte ich den Kolleginnen und Kollegen über die Schulter schauen, eigene Aufgaben erledigen und all meine Fragen loswerden. Es war sehr interessant zu sehen, wie Monatsabschlüsse entstehen, Lohnabrechnungen erstellt und Rechnungen verbucht werden. Spannend war es ebenfalls, Zahlungsverkehre und Buchungen zu untersuchen und gegebenenfalls Unklarheiten zu entdecken.

Für mich persönlich war die Hospitation in der Buchhaltung sehr spannend und vor allem wissenswert. Auffällig war das periodengerechte Arbeiten in der Buchhaltung. Aus meinem informationstechnischen Hintergrund bin ich eine projektorientierte Arbeitsweise gewohnt.

Dank der Hospitation konnte ich ebenfalls mein schulisches Wissen zum Thema Rechnungswesen weiterhin vertiefen und an praktischen Beispielen nachvollziehen.

 

Durch mein informationstechnisches Know-How in unserer Hauptsoftware und dem dazu gewonnenen Wissen der Prozesse in der Buchhaltung und der Buchhaltungssoftware, sind nun neue spannende Projekte entstanden. Diese Projekte sollen Arbeitsprozesse beschleunigen, digitalisieren und Fehler ausschließen. Im Grunde ist es eine Win-Win-Situation. Ich persönlich profitierte ungemein durch das buchhalterische Know-How der Kollegen und kann im Gegenzug mein spezialisiertes informationstechnisches Wissen einsetzen, um Prozesse weiterhin zu optimieren.

Das Ziel vor Augen

Der Fokus richtet sich langsam aber sicher auf meine Abschlussarbeiten. Die praktische Ausbildung endet mit der Abschlussprüfung vor der Industrie- und Handelskammer. Sie gliedert sich in zwei Teile, Prüfteil A ist bestimmt durch eine Projektarbeit, welche im Rahmen eines betrieblichen Abschlussprojekts durchgeführt wird. Die Projektarbeit besteht aus einer Dokumentation, mündlichen Präsentation und dem abschließenden Fachgespräch vor einem Prüfungsausschuss. Prüfteil B ist bestimmt durch die schriftliche Abschlussprüfung, dabei werden Aufgaben mit den bisher erlernten Kern- und Fachqualifikationen gelöst.

Die schulische Ausbildung endet mit den Abschlussprüfungen in meiner Berufsschule. Die Prüfungen umfassen die Einzelbereiche Deutsch, Gemeinschaftskunde und allgemeine Wirtschaftskunde.

Aktuell bin auf der Suche nach einem passenden Thema für meine Projektarbeit. 2017 erwarten mich spannende Projekte, welche sich sicherlich für meine Projektarbeit eignen. Durch eine erfolgreiche und zielorientierte Vorbereitung werde ich auch diese Hürde erfolgreich meistern und kann mich anschließend Informatikkaufmann nennen.

Liebe Grüße

Rodrigo Schneider

Vorhang auf für die etwas andere Theorie…

Bild: wikipedia.de; Globe Theatre

Guten Tag und damit herzlich willkommen in der Buchhaltung. Bitte begrüßen Sie mit mir unsere Protagonisten Pia K., Regina N., Tanja S. und natürlich: mich. Das folgende Theaterstück wird noch etwa drei Wochen andauern.

Zur Handlung: In unserer Geschichte findet eine junge duale Studentin nach langer Zeit den Weg in die Buchhaltung, genauer: in die Finanzbuchhaltung. Vorhang auf für das Drama in drei Akten 😉

1. Szene:

Kerstin betritt die Bühne. Die Uhr auf ihrem mobilen Endgerät zeigt 7:55 Uhr. Der Vorhang öffnet sich, sie tritt ins Zimmer. Zu sehen sind drei Frauen, die jeweils an verschiedenen Tischen vor ihren Computern sitzen. Das Zimmer ist weiß und hell wegen der ausladenden Fensterfront mit Blick auf den Amateur-Bauernhof mitten in der Stadt. Requisiten: einige Schränke und Bilder.

Die schon anwesenden Personen drehen sich zur Tür. Sie begrüßen die neu Angekommene. Es herrscht eine angenehme, unaufgeregte Atmosphäre. Ein Platz zwischen den Buchhalterinnen ist noch frei. Die Studentin setzt sich. Ein „Schön, zwei Bildschirme“, kam aus ihrem Mund, „könnte ich auch an meinem Arbeitsplatz gebrauchen“. „Du wirst schon sehen, warum das hier so wichtig ist“, folgt die Erwiderung vom Platz gegenüber. Kerstin fährt den Computer hoch und checkt ihre E-Mails. Über das Wochenende war erwartungsgemäß wenig los. Minuten später meldet sie ihrem neuen Umfeld: „Bin bereit“. Die ersten Aufgaben warten schon auf den Neuankömmling…

Zur Hintergrundinformation. Die Buchhaltung ist das Zimmer, in dem das Geld fließt. Rechnungen werden beglichen und gebucht, Soll- und Ist-Zahlen ausgewertet, Ausgaben geplant und Investitionen ins Auge gefasst. Es ist der Dreh- und Angelpunkt des Unternehmens. Direkt nach dem Geschäftsführer-Büro. 😉

2. Szene:

Neues Bühnenbild. Unsere Protagonistin Kerstin steht in einem anderen Raum. Dieser Raum enthält eine Kaffeemaschine, Schränke und den Drucker/Scanner, vor dem die Studentin nun steht. Sie scannt Blätter. Eine weitere Kollegin betritt den Raum: „Oh, wurdest Du gleich zum Scannen geschickt?“ „Ja, eine wirklich sehr anspruchsvolle Aufgabe.“ „Ja, bestimmt. Aber nicht die Schlechteste an einem Montagmorgen.“ „Da hast du Recht. Und mein Lauftraining für den Stimmelauf habe ich somit auch schon für heute absolviert.“ „Wie oft bist du denn schon hin und her gelaufen?“ „Heute schon achtmal.“ „Na mal sehen, ob du die 101er-Marke von Tom noch übertriffst.“ „Bestimmt!“, antwortet Kerstin lachend.

3. Szene:

Kerstin ist an ihren Platz zurückgekehrt. Pia K. gibt ihr Anweisungen und deutet mit dem Finger auf den Bildschirm. Vor ihnen liegen die Rechnungen, die gerade noch eingescannt wurden. Auf dem linken Bildschirm ein Programm, auf dem rechten die eingescannten Rechnungen. „Dafür also die zwei Bildschirme“, erinnert sich Kerstin. Nun sieht man Kerstin Notizen machen, Daten in das Programm eintragen und Fragen stellen. Die Überschrift auf ihrem Notizblock zeigt: „Rechnungen buchen“. „Puh, ganz schön anstrengend und schon gar nicht wie in der Theorie“, ruft Kerstin aus.

„Das stimmt. An den Buchungssatz: Soll an Haben kannst du dich aber erinnern, oder? Dieser ist auch, wie in der Theorie das Grundgerüst, an dem du dich orientieren kannst.“ „Ja, das bekomme ich noch hin“, so Kerstin. „Na, dann kann ja nichts schiefgehen“ – meint sie. Und so versucht sie es selbstständig. Es funktioniert, bis wenig später das Programm einen Fehler anzeigt. „Error“. „Pia, kannst du mir kurz helfen?“. Auf Kerstins Bitte gesellt sich Pia zu ihr: „ Nun das habe ich auch noch nie gesehen.“ Was so ein Kontentausch bewirken kann … so viel zum Thema: Es kann nichts schiefgehen … 😉

Zur Hintergrundinformation: Ich befinde mich, wie ihr bestimmt wisst, bereits im 4. Semester. Wahnsinn, wie die Zeit vergeht! Aber darum soll es jetzt nicht gehen. In den letzten zwei Jahren hatte ich in der Hochschule Fächer wie Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung. Abgesehen davon, dass diese so gar nicht meinen Lieblingsfächern entsprachen, quälte ich mich durch und wurde sogar mit recht guten Noten belohnt. 😉 Aufgrund der Azubi-Einteilung war es leider nicht möglich, mich schon während den ersten drei Semester in der Buchhaltung einzusetzen. Schade, aber so sitze ich nun eben hier und versuche mich an das zu erinnern, was ich einst gelernt habe. 😉

Aber die Praxis unterscheidet sich dann doch etwas von der Theorie. Zum einen arbeitet man in der Hochschule lediglich mit einem Kontenplan, hier in der Buchhaltung mit einem Buchhaltungsprogramm. Und dieses kennenzulernen, bedarf einiges an Zeit. Zumindest am Anfang war ich damit am meisten überfordert. So gibt es z. B Lebensmittel und Getränke. Dabei unterschieden sich die Getränke noch in Wein und Sekt, Spirituosen und nicht alkoholische Getränke. Natürlich ist die Milch auch wieder etwas ganz anderes. Ich kam mir vor, als wäre ich in einem Zimmer mit tausenden Paketen und ich müsste ein richtiges finden. Hätte ich nicht den einen oder anderen Tipp meiner Kolleginnen erhalten, wäre ich wohl aus diesem Zimmer nie herausgekommen (und wäre traumatisiert wahrscheinlich in Jahren dort gefunden worden). Fast wie ein Fass ohne Boden. Aber mit der Zeit findet man sich schon besser zurecht. Man findet heraus, dass die Konten, die mit Essen und Trinken zu tun haben in der rechten Ecke stehen, die Werbemittel und Co. in der linken und so weiter. 😉 Ordnung, ist alles – sagen ja viele. Ich behaupte immer, die Ordnung muss erst einmal verstanden werden und genau daran arbeite ich gerade.

Puh, ganz schön schwierig, so ein Theaterstück zu schreiben! Ich werde wohl nicht, ab nächster Woche die letzten zwei Akte schreiben, sondern eher wieder auf meinen „Blogstil“ zurückgreifen. 😉 Ist dann doch um einiges angenehmer. 😉 Die Woche ging dann übrigens noch sehr schnell vorüber. Zwischen dem Buchen der Rechnungen wurde mir mal wieder bewusst, dass das für den Anfang gar nicht so ohne ist. Aber langsam gewöhne ich mich an die Abläufe und die Rechnungen, egal ob im Soll oder Haben – das bekomme ich so langsam hin. Aber ob ich jemals mit dem Bücherhalten warm werde? 😉

Kick-Off – Lasset die Spiele beginnen

Tja, nicht mal ein mittelständiges Unternehmen bleibt heute noch von englischen Begriffen verschont. Und nein, ich meine nicht den Anstoß beim American Football, sondern unseren Kick-Off bei der BERA. 🙂

Schon am 5.Tag meines Vorpraktikums kam eine Einladung nach Schwäbisch Hall – nicht nur für mich, sondern für alle neuen dualen Studenten und Auszubildenden. Für die BERA ist es ziemlich wichtig, dass alle neuen Mitarbeiter das Unternehmen genau kennenlernen und wissen, wofür sie steht. Und genau das würden wir an diesem Tag erfahren. Natürlich sollten wir auch uns gegenseitig kennen lernen und uns mit Organisatorischem auseinandersetzen, aber dazu später.

Unsere Spiele begannen, indem Kora, Auszubildende aus Heilbronn, Sergej, dualer Student mit Dienstsitz Öhringen und ich uns den Dienstwagen (einen fast nagelneuen A1) in Heilbronn schnappten und uns auf den Weg machten. Erwartungsvoll und doch ein wenig nervös fuhren wir los und kamen dann auch ziemlich schnell an. 😉

In Hall (Abkürzung für Schwäbisch Hall) trafen wir dann auf den Rest. Mit uns waren es dann insgesamt drei duale Studenten und drei Azubis. 🙂 Na, wenn das mal keine faire Aufteilung ist …;)

Frau Terdenge, die Ausbildungsleiterin, eröffnete die Veranstaltung, mit einem <3-lichen Willkommen und einer Begrüßungsrunde. Wir stellten uns vor, also Name, Alter, Hobbies; erzählten über erste BERA-Erfahrungen und ein wenig über das Leben davor ;). Da wir alle ungefähr im gleichen Alter waren, entstand sofort eine nette Atmosphäre. Besonders interessant war es für mich natürlich, meine Mitstudenten Sergej und Verena kennenzulernen. Über die Beiden werdet ihr auch noch ein wenig mehr erfahren, … sobald ich sie überredet habe, hier auch mal zu bloggen. 🙂

Die Unternehmensvorstellung übernahm der Geschäftsführer und Gründer der BERA höchstpersönlich. ;). Herr Rath erzählte viel über die BERA, ihren Gründungszweck, ihre Zertifikate, ihre Geschichte und ihre Werte. Wir erfuhren quasi im Vorübergehen noch manches über sein Leben und über aktuelle Themen wie das Schloss und die China-Delegation, … . Das würde ziemlich dauern, das alles hier nachzutexten, also lasse ich es. Mein Eindruck: bei der BERA ist ganz schön was los. Und das alles bedeutet natürlich auch viel Arbeit für meine Abteilung, das Marketing. 🙂 Falls euch ein Punkt interessiert, könnt ihr gerne nachfragen oder euch auf unserer Homepage oder bei Facebook informieren.

Nach dem Vortrag wurde es dann auch Zeit, selber etwas zu tun. Nachdem wir eine kleine Führung durch das Gebäude gemacht hatten (inklusive Büro Rath), durften wir unsere Erwartungen an die BERA als Ausbildungsunternehmen äußern und wurden im Gegenzug darüber informiert, was man mit uns als Auszubildenden vorhat.

Nach der Einladung zum Essen erzählte uns Frau Terdenge ein wenig über die organisatorischen und sonstigen Rahmenbedingungen unserer Ausbildung. Zum Beispiel wie eine Krankmeldung bei uns gehandhabt wird, dass wir alle Unternehmensbereiche kennenlernen und wie die „Jobrotation“ so abläuft. Das habe ich euch ja schon im letzten Beitrag erklärt. 🙂 Natürlich sind wir auch darauf eingegangen, dass jeder von uns ein iPhone erhält und wir wurden in das BERA-Handbuch eingewiesen. Im Handbuch sind alle organisatorische Abläufe der BERA beschrieben sowie alle Vorlagen, Dokument und Listen abgelegt, die wir für die Arbeit brauchen.  

Insgesamt fand ich den Tag interessant. Ich lernte die Hauptverwaltung kennen, in die ich nach der Theoriephase umgezogen bin und viel über die BERA und noch mehr Organisatorisches. Nach der Verabschiedung dort flitzten wir (Sergej, Kora und ich) dann auch wieder nach Hause und am nächsten Tag saß ich dann wieder in dem Büro im Marketing in Heilbronn und arbeitete fleißig an meinem ersten Facebook Beitrag über das Kick-Off Meeting. 🙂

So das war es jetzt erst einmal wieder…, ich weiß, eigentlich wollte ich über meinen Mentor Martin Reti sprechen, aber das muss wohl verschoben werden, sonst wird der Beitrag echt zu lange ;). Aber versprochen, der Artikel wird nächste Woche nachgeholt! Bis dahin könnt ihr euch mal Gedanken machen, welche Aufgaben so ein Social Media Manager wohl so haben wird. Wenn euch der Bereich interessiert, könnt ihr auch Fragen stellen, die wir Euch beantworten. Entweder gleich hier als Kommentar, oder an meine E-Mail Adresse: kerstin.hoehn@bera.eu.

Freue mich über eure Fragen 🙂

Bis nächste Woche!